Moin,
Papier und Karten vergiß 'mal ganz schnell, die Zeiten sind vorbei.

Mehr angesagt sind da Datenbank-Programme, wie Access. Sogar mit Excel lässt sich schon viel anrichten.
Hauptsache ist, man kann gut strukturieren, sortieren und suchen.
Ich nehme Cuecards - gibts als Freeware/Shareware. Das ist ein kombiniertes Textverarbeitungs-/Datenbanktool, bei dem auch die Integration von Fotos, Fundstellenskizzen prima klappt (nennt sich selbst: elektron. Karteikasten)
http://www.mhst.net/cuecards/ oder bei google »cuecards« eingeben. Ältere Versionen sind meist für lau zu haben
